Méthode kaizen : tout comprendre au principe d’amélioration continue

Méthode kaizen :définition

Etymologiquement, le mot « kaizen » vient de la contraction de deux termes japonais :

« Kai », le changement
« Zen », meilleur

Kaizen signifie donc littéralement « changement pour le meilleur ». Souvent traduit en français par l’expression « amélioration continue », le kaizen désigne un processus d’évolution continue, qui repose sur des améliorations progressives et répétées.

En somme, le kaizen est une méthode d’amélioration continue, qui mobilise une équipe pluridisciplinaire. Pour être efficace, la méthode Kaizen doit en effet permettre à chaque membre de l’équipe de s’impliquer et pouvoir exprimer ses idées. En réalisant de petites améliorations répétées au quotidien, la méthode kaizen vise à éliminer les problèmes les uns après les autres, de sorte à optimiser les process de travail et à améliorer la performance sur le long terme.

Méthode kaizen : les origines

La méthode kaizen fut initiée au Japon dans les usines Toyota, dans les années 50. L’objectif était alors de reconstruire l’industrie au lendemain de la guerre. Elle fut lancée par Taiichi Ono, dans le cadre d’une démarche plus globale de lean management, qui vise à augmenter la qualité de production grâce au principe d’amélioration continue.

Initialement, le kaizen est donc né dans l’industrie manufacturière mais il s’est très vite généralisé, si bien qu’il est aujourd’hui déployé dans des entreprises de secteurs variés.

Méthode kaizen : les grands principes

Ne pas viser la perfection mais procéder par étapes, dans une démarche d’amélioration continue : c’est en résolvant les problèmes les uns après les autres que l’objectif sera atteint. Se fixer des objectifs trop haut et trop rapidement peut décourager. On ne commence pas la course à pied en s’inscrivant à un marathon. Cette règle s’applique également aux entreprises ! Il faut chercher à progresser par des actions petits pas, sans chercher une solution parfaite tout de suite. Souvent, il vaut mieux décomposer son objectif final en plusieurs étapes pour réduire leur difficulté et augmenter ses chances de réussite. La répétition de petites améliorations quotidiennes permettra d’atteindre un objectif plus ambitieux.
Hiérarchiser les problèmes : la méthode kaizen encourage à mener des petits chantiers successifs plutôt qu’un gros, il convient donc de bien étudier les priorités pour savoir dans quel ordre mener les changements. Il est recommandé de privilégier les quick-win, les chantiers peu coûteux et rapides à mettre en place.
Impliquer des collaborateurs pluridisciplinaires : chaque personne doit pouvoir mettre ses connaissances et ses idées au service de la résolution de problème, grâce à son expérience de travail au sein de l’entreprise. Cela suppose la confiance de toutes les parties prenantes.
Être réactif et agir immédiatement : ce qui est rapide à mettre en place doit être effectué rapidement. Il est important de régler les problèmes dès qu’ils sont identifiés pour qu’ils n’entrainent pas des conséquences plus lourdes et deviennent plus difficiles à résoudre.
Être proactif dans la résolution des problèmes : anticiper les dysfonctionnements et ne pas attendre leur apparition pour agir. Il est aussi important de suivre les résultats régulièrement et de piloter l’activité à l’aide d’indicateurs de performance pertinents.
Se remettre en question de façon permanente : il est important de chercher la cause des problèmes afin de pouvoir les résoudre durablement. Pour ce faire, une remise en question permanente est nécessaire, y compris au sujet des process qui semblent fonctionner et qui sont inscrits depuis longtemps dans les habitudes. La méthode Kaizen implique de penser qu’il est toujours possible de faire mieux ! C’est aussi le bon état d’esprit à adopter pour rester compétitif dans un environnement très concurrentiel.
Miser sur le dialogue et l’ouverture d’esprit : tous les membres de l’équipe de travail doivent pouvoir s’exprimer et écouter les autres. En dépassant des idées et des concepts rigides, la méthode kaizen est avant tout une démarche d’amélioration grâce à la communication et à la collaboration.

Amélioration continue au service de la performance industrielle : comment ça marche ?

Pour une entreprise industrielle, un projet d’amélioration continue repose sur l’idée que de légères améliorations répétées conduisent à des progrès significatifs sur le long terme. En pratique et pour être efficace, un projet d’amélioration continue doit rassembler différents acteurs de l’entreprise, issus de différents secteurs et niveaux hiérarchiques : production, maintenance, logistique, achat… et opérateurs, ingénieurs, responsables… Un chantier kaizen se concentre alors sur un objectif à atteindre et est borné dans le temps (de 3 à 4 mois). L’équipe de travail cherche à trouver des solutions et des leviers d’amélioration à ce problème, dans le dialogue et la pluridisciplinarité. Un animateur est alors désigné en début de projet, afin de fédérer les collaborateurs et de synthétiser leurs idées. Il s’agit-là d’un fondement de la méthode kaizen : c’est dans l’animation et la discussion que l’on cherche à obtenir des résultats.

Les 10 avantagesde la méthode Kaizen

La méthode kaizen est reproductible dans tous les services de l’entreprise. Cette méthodologie permet ainsi de traiter tout type de problèmes : planification, pannes ou arrêts de lignes, pertes matières…
Des changements à moindre coût et peu risqués. Dans le cadre la méthode Kaizen, les changements sont concrets et faciles à mettre en place. Il s’agit d’apporter des modifications légères et à faire des tests pour évaluer leur efficacité. Par son approche progressive, elle ne nécessite pas de lourds investissements.
Une meilleure qualité des produits et services : la révision des processus, au sein des différents services, conduit à l’amélioration de l’offre. En peaufinant tous les détails, en optimisant la chaîne pour qu’elle devienne plus agile, l’image de marque sera bonifiée.
La diminution des délais et la hausse de la productivité : la méthode kaizen permet de réduire les temps morts au sein d’une entreprise. Elle vise à réviser les processus pour éviter le gaspillage de temps et d’énergie. Par exemple, l’optimisation des déplacements ou de l’utilisation des équipements conduit à des délais plus courts et à l’atteinte plus rapide des objectifs. Ce gain d’efficacité rime avec rentabilité ! Le fait d’éliminer les gaspillages, les stocks excédentaires et d’éviter les dépenses inutiles apportera des résultats positifs à coup sûr !
L’approche collaborative de la méthode kaizen permet de gagner du tempset d’identifier les causes racines des problèmes. Les différents membres de l’équipe de travail ne sont en effet pas confrontés aux mêmes tenants et aboutissants de la problématique traitée. La pluralité des points de vue et des expériences facilite alors la résolution de problème.
Une meilleure collaboration entre les différents pôles : tous les services et tous les niveaux hiérarchiques étant impliqués sur le chantier kaizen, les équipes sont fédérées autour d’un objectif commun. Fini les incompréhensions entre opérateurs et ingénieurs ou entre production et maintenance. Les problèmes rencontrés par chacun sont pris en compte pour résoudre la problématique globale.
L’empowerment ou une meilleure implication et valorisation des collaborateurs en leur permettant de devenir acteurs de la résolution des problèmes de leur entreprise.
La méthode kaizen facilite l’acceptation du changement au sein des équipes. Deux raisons à cela : tout le monde est impliqué et participe au changement ; l’évolution est progressive et répétée. Les collaborateurs de l’entreprise comprennent ainsi les raisons et les avantages du changement, sans être effrayés par une réorganisation qui serait radicale.
De meilleures conditions de travail : les salariés ne sont-ils pas les mieux placés pour évoquer ce qui fonctionne ou non à leur poste de travail ou dans la réalisation d’une tâche ? En prenant la parole dans le cadre d’une démarche Kaizen, ils participent à l’amélioration de leurs processus et de leur quotidien. En ce sens, la méthode participe également à leur épanouissement.
Une culture d’entreprise dynamisée : en encourageant chaque membre à améliorer les processus opérationnels pour répondre à ses besoins, l’entreprise suscite la curiosité de ses employés, leur confère l’envie d’apprendre et les encourage à tester de nouvelles choses. A la clé : fierté et implication des équipes !

Une méthode Kaizen correctement mise en œuvre conduira à une amélioration de la qualité des produits et des services commercialisés, de la productivité et des conditions de travail des collaborateurs.

Méthode kaizen : comment la mettre en place ? Les étapes pour réussir

La première étape pour déployer la méthode kaizen consiste à définir clairement le problème à résoudre et identifier les opportunités d’amélioration en évaluant les performances actuelles.
Il convient ensuite de constituer une équipe pluridisciplinaire qui réunit les personnes concernées par la problématiques à traiter, et de désigner un animateur. L’efficacité de la démarche et la pertinence des solutions apportées dépendent grandement de la qualité et de la diversité de la composition de l’équipe, il faut donc encourager tous les services de l’entreprise à participer.
Une fois le projet défini et l’équipe constituée, il est important de mettre en place un panneau de chantier, à l’endroit où le projet se déroule. Sur ce panneau, veillez à renseigner les objectifs du chantier, la méthodologie mise en place, les personnes impliquées ainsi que leur rôle sur le projet, les dates de début et de fin de chantier, le plan d’action mené, et les indicateurs qui permettront de suivre les résultats du chantier. Au fur et à mesure de l’évolution du projet, vous pouvez agrémenter ce panneau de photos des réalisations de l’équipe. Ainsi, ce panneau permet à tous les collaborateurs de l’entreprise de prendre connaissance du travail en cours, et des évolutions apportées.
Le chantier kaizen étant réalisé en parallèle de l’activité quotidienne de l’entreprise, il est important d’organiser des réunions de travail, selon un calendrier établi (toutes les semaines ou toutes les quinzaines). Cela permet de rythmer le projet et de s’assurer de son avancée.
Si la méthode kaizen est une méthodologie de résolution de problèmes, elle se base sur des outils tels que le chronométrage analytique, la méthode SMED, la méthode 5S, Six Sigma, le tableau KANBAN… Il convient donc de déployer les outils et les méthodes qui permettent de résoudre le problème traité.
Lorsque le chantier est terminé, il est primordial d’organiser une visite de chantier avec la direction. Le groupe de travail présente alors les actions mises en place ainsi que les résultats obtenus.
Une fois le projet kaizen clôturé, il ne reste plus qu’à passer au suivant !

Vous l’aurez compris, la méthode kaizen est une philosophie d’amélioration continue qui permet à l’entreprise d’entamer une résolution de problèmes efficace. Mais pour que cela fonctionne, encore faut-il déployer des outils concrets qui permettront de résoudre la problématique de l’entreprise. A ce titre, il peut être avantageux de se faire accompagner par un cabinet de conseil. En plus de vous épauler dans la mise en place de la méthode kaizen, un cabinet spécialisé en performance industrielle vous apportera tous les outils nécessaires à son bon déroulé : lean management, méthode SMED, chronométrage analytique… In fine, toutes ces méthodes vous permettront d’optimiser vos process et d’améliorer la performance de votre entreprise.

Cabinet de conseil en performance industrielle, Valoy Conseil vous apporte expertise et Méthodes pour une conduite du changement progressive et continue. Nos consultants vous conseillent et vous accompagnent tout au long de votre projet kaizen, de manière à réaliser une transformation opérationnelle durable. Un projet ? Une question ? Contactez-nous !